Atmintinė likviduojamų įmonių likvidatoriams

Archyvas priima saugoti Kauno rajone registruotų likviduojamų žemės ūkio bendrovių, akcinių bendrovių, individualių įmonių (kurios neturi teisių perėmėjų) dokumentus, kurių saugojimo terminai nepasibaigę.

Pažymos dėl  įmonės išregistravimo iš Juridinių asmenų registro išduodamos:
kai Valstybinė mokesčių inspekcija Juridinių asmenų registro tvarkytojui pateikia pranešimą apie likviduojamo juridinio asmens atsiskaitymą su biudžetais ir pinigų fondais (bankroto atveju-įsiteisėjus teismo sprendimui);
kai dokumentai yra sutvarkyti kaip reikalauja Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklės.

Likviduotų juridinių asmenų dokumentų perdavimo toliau saugoti tvarką patvirtina LR dokumentų ir archyvų įstatymas, LR įmonių bankroto įstatymas, Juridinių asmenų registro nuostatai bei kiti teisės aktai.

Likviduojamų įmonių savininkams (vadovams, likvidatoriams) informacija dėl likviduojamų įmonių dokumentų tvarkymo ypatumų, dokumentų perdavimo į archyvą laiko bei kitais klausimais teikiama el. paštu archyvas@krs.lt ir tel. 8 37 53 61 16.
Parengtų saugojimui dokumentų apyrašus, sąrašus ir kitą papildomą informaciją derinimui galima pateikti elektroniniu paštu  -  archyvas@krs.lt

Informacija ir dokumentai, kuriuos turi gauti institucija (prašymą nagrinėjantis tarnautojas):
1.Prašymas priimti dokumentus toliau saugoti, kuriame nurodomas likviduojamo juridinio asmens pavadinimas, kodas, veiklos laikotarpis, perduodančio asmens kontaktai, elektroninio pašto adresas susirašinėjimui, numatomas dokumentų perdavimo laikas (konkreti data ar datos, jei dokumentus susitariama perduoti per keletą kartų), taip pat apibendrintai apibūdinami perduodami veiklos dokumentai (tarp jų ir priimti iš kitų juridinių asmenų, jei tokių dokumentų yra) (8 priedas).
2.Kartu su prašymu pateikiami likviduojamo juridinio asmens dokumentų apskaitos dokumentai bei šių dokumentų kopijos: juridinio asmens registravimo pažymėjimo; dokumento, įrodančio juridinio asmens likvidavimo faktą; dokumentų bylų apyrašai (sąrašai) (2 vnt.); pažyma apie likviduojamojo juridinio asmens veiklos istoriją ir dokumentų sutvarkymą; įgaliojimas, kai juridinį asmenį likviduoja likvidatoriaus įgaliotas asmuo. 
3.Jei likvidatorius perduotinų dokumentų neturi, Archyvui teikiamas nustatytos formos prašymas išduoti pažymą dėl likviduojamo juridinio asmens dokumentų (7 priedas). Teikiant laisvos formos prašymą, jame turi būti nurodoma: 
3.1. likviduojamo juridinio asmens pavadinimas, kodas, veiklos laikotarpis;
3.2. priežastys, dėl kurių dokumentai neperduodami saugoti nustatytąja tvarka (ir pridedami tai pagrindžiantys dokumentai – dokumentų poėmio protokolų, pagal kuriuos dokumentai buvo perduoti kitiems juridiniams asmenims toliau naudoti, kopijos ar kita);
3.3. dokumentų praradimo priežastys (apibūdinami prarasti dokumentai, jei tokių atvejų žinoma, ir pateikiami nurodytąsias priežastis pagrindžiantys dokumentai ar jų kopijos);
3.4. laikotarpis, kuriuo sudarytų dokumentų nerasta ir (ar) kuriuo jie nebuvo sudaromi.

Pagrindiniai reikalavimai dokumentų sutvarkymui ir perdavimui:
1. Bylos sudaromos iš vienų kalendorinių metų dokumentų. Šis reikalavimas netaikomas tęsiamoms byloms, sudarytoms iš tam tikro apibrėžto proceso metu sukauptų dokumentų. Jei atitinkamos rūšies ar viena tema susijusių dokumentų apyvarta nedidelė, į bylą gali būti dedami kelerių kalendorinių metų dokumentai, jei bylos apimtis nebus didesnė nei 150-200 lapų. Ilgai saugomų popierinių dokumentų bylos  perduodamos aplankuose be metalinių laikiklių. Bylos sudaromos pagal dokumentų rūšis, temas, dokumentų sudarytojus, pasirinkus vieną požymį ar jų derinį. Ilgai saugomų dokumentų bylose pertvarkomas dokumentų chronologinis išdėstymas (byla pradedama anksčiausiu dokumentu, baigiama – vėliausiu, jei nėra pasirinktas kitas sisteminimo būdas). Popierinių dokumentų byla sudaroma ne daugiau kaip iš 150-200 lapų. Jei lapų yra daugiau, sudaromas kitas bylos tomas. Ilgai saugomų dokumentų bylų lapai turi būti sunumeruoti (1 priedas), įformintas antraštinis lapas (2 priedas) (arba šie bylos aprašymo duomenys užrašomi ant bylos aplanko) ir baigiamasis įrašas (3 priedas).
2. Ilgai saugomų dokumentų bylos turi būti įrašytos į apyrašus (4 priedas). Bylos apyrašuose grupuojamos pagal metus, kiekvienų metų bylos – pagal sisteminimo schemą. Iš apyrašo eilės numeris užrašomas ant bylų. Apyrašų atspausdinama po 2 egzempliorius.
3. Trumpai saugomų dokumentų bylos įrašomos į trumpai saugomų dokumentų bylų sąrašus (5 priedas).  Į sąrašą pirmiausia surašomos anksčiausiai baigtos bylos, po to vėlesnių metų ir t.t. Jei segtuve yra kelių metų dokumentai, byla įrašoma į sąrašą prie tų metų bylų, kuriais ji užbaigta. Iš sąrašo eilės numeris užrašomas ant bylų. Sąrašų atspausdinama po 2 egzempliorius.
4. Sutvarkytos bylos sudedamos į archyvines dėžutes, atitinkančias bylų formatą (Dokumentų saugojimo taisyklės, patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 28 d. įsakymu Nr. V-157). Ant dėžučių turi būti nurodytas įmonės pavadinimas, apyrašo (sąrašo) numeris, jose esančių bylų numeriai (nuo .... iki), kurių metų bylos ir bylų saugojimo terminas.
5. Įstaiga (įmonė) turi surašyti pažymą apie įmonės veiklos istoriją ir dokumentų sutvarkymą. Įstaigos (įmonės) veiklos istorijos ir dokumentų sutvarkymo pažymoje turi būti nurodyta įstaigos (įmonės) istorija (įsteigimas, veikla, struktūra, reorganizavimas, likvidavimas, pavaldumas) ir dokumentų sutvarkymo apibūdinimas (ar visi dokumentai išsaugoti, ar visi perduodami, ar dokumentai sutvarkyti laikantis reikalavimų, kokie sudaryti apyrašai, sąrašai).
6. Dokumentų  perdavimas  toliau saugoti įforminamas dokumentų  perdavimo  aktu, kuris surašomas 2 egzemplioriais (6 priedas). Akte nurodomi priimami dokumentai ir juos perduodantys bei priimantys asmenys. Jei likviduojamo juridinio asmens dokumentai Archyvui perduodami per keletą kartų, dokumentų perdavimo aktas surašomas faktiškai perdavus visus likvidatoriaus prašyme nurodytus dokumentus. Dokumentų perdavimo akto antroje skiltyje būtina surašyti perduodamų dokumentų chronologines ribas.
8. Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 10 straipsnis nustato, kad nevalstybinės organizacijos, privatūs juridiniai ir fiziniai asmenys veiklos dokumentų valdymą organizuoja vadovaudamiesi įstatymais, kitais teisės norminiais aktais ir atsižvelgdami į savo prievoles bei poreikius, todėl nesutvarkytos ar sutvarkytos ne pagal teisės aktų reikalavimus bylos į Archyvą nepriimamos.